Qué es el aviso de confidencialidad de las firmas de correo?
El aviso de confidencialidad es un texto de carácter legal que se suele colocar en la firma de los correos electrónicos de empresa para avisar al destinatario del correo de determinadas circunstancias, generalmente relacionadas con la confidencialidad del contenido.
El aviso de confidencialidad puede ser útil en los casos en los que nos dirijamos o bien a proveedores o bien a clientes con los cuales o tenemos firmado cualquier acuerdo de confidencialidad o tenemos recogido el consentimiento expreso tal y como nos obliga el art. 6 Ley Orgánica 3/2018.
Es obligatorio el aviso de confidencialidad en los correos?
Este tipo de firmas, son meramente informativas y puedes prescindir totalmente de ellas salvo en algunos casos muy concretos. El motivo por el cual no es obligatorio es porque por la ley del RGPD, no podemos enviar un email a una persona la cual no nos ha dado el consentimiento previo para ello. Dado que no tenemos el consentimiento legal para el envío de emails de la persona que ha recibido nuestro correo, no podemos exigirle ni obligarle mediante ningún aviso legal a que elimine o no difunda dicha información.
No obstante, sí que podemos facilitarle los medios necesarios para borrar su dirección de email de nuestra base de datos para no recibir futuros emails por error. Adicionalmente, podemos sugerir que proceda al borrado del correo recibido y sus datos adjuntos, ya que podrían contener información confidencial.
Puedo enviar correos electrónicos con publicidad?
La Reglamento General de Protección de Datos o RGPD por sus siglas, obliga a tener el consentimiento expreso por parte del destinatario a la recepción de email publicitarios o con contenido comercial por parte de nuestra empresa. Por lo tanto, si no tenemos el consentimiento expreso para ese fin, no podremos enviar emails comerciales.
No sirve con tener el consentimiento para el envío de correos, debe de ser el consentimiento para el envío de emails comerciales o con fines publicitarios. Ya que puede que tengas el consentimiento del cliente para enviarle otro tipo de correos como por ejemplo correos de facturación, de seguridad en su cuenta, etc.
Aun en los supuestos en que está permitido el envío de publicidad (clientes y destinatarios que hayan autorizado el envío), hay que tener en cuenta otras previsiones para que el envío resulte legal.
- El destinatario del correo tiene derecho a darse de baja en cualquier momento, es decir, a oponerse a que le sigas enviando publicidad. Por ello, deberás facilitarle un medio para poder oponerse al tratamiento de sus datos con esta finalidad, que deberá ser sencillo y gratuito, incluyendo una dirección de correo electrónico u otra dirección electrónica válida para ello. Y ello se deberá hacer en todos y cada uno de los correos promocionales que dirijas.
- En todo caso, el prestador deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de recogida de los datos como en cada una de las comunicaciones comerciales que le dirija.